Att skapa din drömkalender.

Som företagare entreprenör eller ledare är det ibland svårt att få ihop livet. Även när vi har de bästa dagar och det känns fantastiskt händer det fortfarande att vi upplever stress, särskilt den stress som uppkommer när vi ska balansera vårt professionella och personliga liv. En av de största faktorerna som skapar stress är att känna att jag inte har kontroll över min tillvaro. Många saker händer under dagen och det känns som att det inte finns tillräckligt med tid för att få allt gjort. Det kan finnas en rädsla för missade deadlines och en oro för att projekt ska falla mellan stolarna. Det här, kan i sin tur leda till ostruktur, försämrad produktivitet och att jag missar att leverera resultat.

Om det känns som att dagen kontrollerar dig istället för tvärtom, finns det ett bra sätt, ett verktyg som kan hjälpa dig att få struktur på kaoset och ordning i ditt arbetsflöde. För att hitta det brukar jag hjälpa mina klienter att skapa sin så kallade drömkalender.


Här kommer 10 praktiska tips som hjälper dig att få ut det mesta av din kalender.



Sätt gränser: Innan du kan styra upp din kalender är det viktigt att du tydliggör dina prioriteringar, mål och gränser. Utan en tydlig grund kommer din kalender att ha ett eget liv och fyllas med aktiviteter som stjäl värdefull tid, men inte tar dig framåt mot dina mål. Börja med att definiera tydligt gränsen mellan arbetstid och personlig tid.

Bestäm vilka aktiviteter som stämmer överens med dina mål och prioriteringar och vilka som är tidstjuvar. Planera därefter in hur mycket tid dessa aktiviteter behöver utifrån prioriteringsordningen. Skapa även en plan för att delegera de aktiviteter som har låg prioritet eller säg nej till de som är för tidskrävande och som inte är relevanta för dig eller din verksamhet.


Ha en huvudkalender: Ha en "huvudkalender" -en kalender som du lägger all information i, där du även importerar information från tex mail eller andra källor. Att ha för många kalendrar leder i slutändan till mer förvirring och du ökar risken för dubbelbokningar eller att du glömmer viktiga saker. Om du av någon anledning vill ha tex en separat kalender för arbete och en för personliga evenemang, är det jättebra att ha en rutin att importera informationen till din huvudkalender för då kommer du få en övergripande bild av allt som händer och sker i ditt liv.


Fyll din kalender med färg: Att sätta färg och färgkoda dina kalenderposter kan ge omedelbar visuell tydlighet över dagen. När du har alla dina möten och aktiviteter i en och samma kalender kan det lätt bli att det flyter ihop, blir rörigt och otydligt. Att sätta färg på dina olika poster är ett enkelt sätt att lösa problemet. Genom att ha din egen färgkod för möten, personliga aktiviteter och andra kategorier som du vill fokusera på blir din kalender både visuell och tydlig.


Arbeta i tidsblock: Tex dela in 90 minuter till i 2 timmars tidsblock till dina mest prioriterade uppgifter. Det är lättare att hålla koll på uppgiften och vara mer produktiv i ett block och när du bara jobbar med den eller just de uppgifterna. Istället för att jobba med ett projekt samtidigt som du ska svara på mail, ringa telefonsamtal mm på samma gång. Studier visar att när vi blir distraherade kan det ta upp till 20 minuter att fokusera på den ursprungliga uppgiften igen. För att öka effektiviteten, är det klokt att planera för högst två prioriterade uppgifter under en och samma dag.


Batching eller Slå i hop projekt: Batching är en process där du samlar liknande uppgifter och arbetar med dem samtidigt och parallellt. Precis som tidsblock minskar du tidstjuvar när du samlar ihop projekt. Genom att bestämma vilka uppgifter som liknar varandra kan du enkelt planera att lägga till dessa för att skapa tidsblock.


Planera in återhämtning: När du älskar ditt jobb som entreprenör eller ledare är det lätt att bara köra på och glömma tid och rum. Dock är det så att för många arbetstimmar utan paus kan leda till att du tappar fokus och långsiktigt kan du bli utbränd. Använd din kalender för att schemalägga pauser på 10-15 minuter på dagen samt att du lägger in lunchen. Det blir då en möjlighet till återhämtning för dig under dagen och innan du byter tex arbetsuppgifter eller ska in på ett möte. Ett tips är är att använda dessa korta pauser till tex meditation, en promenad, stretching och eller bara upp och röra på sig. Detta är snabba och effektiva sätt för att bli mer produktiv ingen när du kommer tillbaka till arbetet du ska göra.


Planera in i kalendern direkt: Det är lätt att glömma att planera ett möte eller uppföljning när det händer saker under dagen och du blir avbruten. Viktiga uppgifter och saker som ska göras kan falla mellan stolarna om du glömmer att lägga till dem i schemat.När ett möte eller en aktivitet ska läggas in i din kalender, schemalägg det omedelbart och om uppföljning behövs, lägg till det i kalendern samtidigt.


Lägg till anteckningar och bilagor: I de flesta kalendrar kan du lägga till bilagor, detaljer och anteckningar till varje post. Det här är ett bra ställe att lägga till anteckningar eller påminnelser för att förbereda för samtal eller möten. Den här typen av system och dokumentation sparar tid och minskar stressen om du behöver leta efter dokument när det är mötestid.(*Tänk dock på GDPR)



Om du vill att det ska hända, schemalägg det: Under perioder när det är hektiskt och du är fullbokad eller när du arbetar med flera projekt samtidigt så är det lätt att glömma bort behovet av en balansen i livet. Familjen och andra relationer bortprioriteras vanligtvis som ett resultat. Så genom att använda din kalender för att schemalägga familjeaktiviteter, gymtid, middag med vänner blir det ett sätt för att säkerställa att du prioriterar din livsbalans.

Hemma hos oss har vi ett ordspråk: "Om det inte finns i kalendern, så händer det inte."


Förhandsgranska din vecka: Gå igenom din kommande vecka i ca 30 minuter genom att se över din kalender och därefter skapa en handlingsplan innan veckan börjar. Detta gör att du får en bra bild över vad som händer under veckan såsom deadlines, projekt, möten och personliga aktiviteter. Genom att skapa denna rutin får du fokus och fördelen blir att du börjar veckan starkt, fokuserat och du vet vad ditt mål är.



#hilloholmcoachingandconsulting #businesscoach #affärscoach #executivecoach #onlinecoach #coaching #coach #certifierad #ledarskap #utveckling #entreprenör #drivaeget#kvinnligtföretagande #startaeget #mål #reflektion#vision #kvinnligtledarskap #utbildning #affärsutveckling #organisationsutveckling #entreprenörskap #struktur #värderingar #mentorskap #strategi #planering #glädje #engagemang #värde#kalender

11 visningar0 kommentarer

Senaste inlägg

Visa alla